Pomyłki mogą zdarzać się wszystkim. Także kasjerom i przedsiębiorcom ewidencjonującym sprzedaż na kasach fiskalnych. Najczęstszy problem obserwujemy przy wystawianiu raportów dobowych, a dokładniej przy zapominaniu tego obowiązku. Z czym wiąże się brak raportu dobowego i czy grożą konsekwencje za niedopilnowanie terminów?
Co o raportach mówią przepisy?
Przepisy o konieczności drukowania raportów fiskalnych znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. W § 6 możemy przeczytać, że podatnik jest zobowiązany do wystawienia raportu fiskalnej dobowego po zakończeniu sprzedaży w danym dniu, ale nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży dnia następnego. Analogicznie należy wystawiać raporty fiskalne miesięczne – tutaj jednak czas mamy nieco dłuższy, bo aż do 25. dnia miesiąca następnego. Pojawia się także nowa informacja dla właścicieli kas fiskalnych online, która mówi o możliwości wystawienie łącznego raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego). Jak postępować więc przy braku raportu dobowego? Przeanalizujmy kilka sytuacji.
Wydruk raportu w dniu następnym przed rozpoczęciem sprzedaży
W takiej sytuacji nie musimy się martwić. Ustawodawca przewidział taką możliwość w przepisach i wydruk raportu fiskalnego w dniu następnym, ale przed rozpoczęciem sprzedaży, nie powoduje żadnych negatywnych konsekwencji. Jedynym wyjątkiem, o którym musimy być świadomi, jest ostatni dzień miesiąca. Trzeba wiedzieć, że wskazana na dokumencie data jest datą wydruku raportu fiskalnego, a nie datą sprzedaży. Przykładowo – drukujemy raport dobowy za dzień 30 kwietnia, ale dopiero 1 maja (lub nawet 4 maja) przed rozpoczęciem kolejnej sprzedaży. Jest to jak najbardziej dopuszczalne, ale musimy dopilnować, by księgowa rozliczyła to w KPiR za kwiecień, a nie za maj. Ten obowiązek leży po naszej stronie. Dlatego też sugerujemy, żeby raporty w ostatnim dniu miesiąca sporządzać jednak po zakończeniu sprzedaży w tym dniu.
Co z firmami, które pracują o północy?
Innym, bardzo ciekawym przypadkiem są firmy, które o godzinie 00:00 w dalszym ciągu pracują i ewidencjonują obrót na kasie. Z różnych przyczyn nie mogą zrobić przerwy celem wydrukowania raportu dobowego lub zwyczajnie można nie zauważyć faktu „przekręcenia się” zegara. Co wtedy? Dyrektor IS w Poznaniu w dniu 27.05.2008 roku wskazał, że niestety po stronie przedsiębiorcy leży pilnowanie terminu i godziny. Niezbędne jest wykonanie raportu dobowego dokładnie o północy, przed kolejną transakcją w dniu następnym. Jedynym wyjątkiem może być otwarcie rachunku na kasie przed północą i jego zamknięcie po północy. W takiej sytuacji ta jedna, konkretna sprzedaż zostanie prawidłowo zewidencjonowana dnia poprzedniego, ale przed kolejną transakcją, trzeba wykonać raport dobowy.
Brak raportu dobowego – co robić?
Co jednak w przypadku, gdy o tym zapomnimy? Raporty dobowe fiskalne zostały zaprogramowane w bardzo ciekawy sposób, mianowicie w momencie wydruku zerują raportowaną sprzedaż. Przykładowo:
- 1 kwietnia wykonaliśmy raport dobowy za 1 kwietnia na kwotę 100 złotych,
- 2 kwietnia zapomnieliśmy o raporcie dobowym za 2 kwietnia, a sprzedaż tego dnia wynosiła 200 złotych,
- 3 kwietnia rozpoczęliśmy sprzedaż i wykonaliśmy transakcje na 50 złotych,
- także 3 kwietnia w połowie dnia przypomnieliśmy sobie o brakującym raporcie dobowym i niezwłocznie go drukujemy,
- pracujemy dalej i dokonaliśmy do końca dnia transakcje za 25 złotych, po czym drukujemy kolejny raport dobowy.
Raport wydrukowany 3 kwietnia w połowie dnia będzie opiewał na 250 złotych (200 złotych za 2 kwietnia i 50 złotych za pierwszą połowę dnia 3 kwietnia). Natomiast raport wydrukowany 3 kwietnia pod koniec dnia będzie opiewał na 25 złotych. Każdy wydruk raportu fiskalnego „zeruje licznik” urządzenia. By księgowa mogła prawidłowo rozliczyć sprzedaż, trzeba jej dostarczyć dokumenty wskazujące na faktycznie wykonany obrót.
Nagminny brak raportu dobowego
Najlepiej unikać takich sytuacji, gdyż może to doprowadzić do wielu nieprzyjemności, na przykład, gdy prowadzona ewidencja zostanie uznana za nierzetelną. W pojedynczych przypadkach nie ma się czym martwić. Pozostaje nam instytucja tzw. czynnego żalu – pod warunkiem, że takie zachowanie nie jest nagminne. Najlepiej będzie wydrukować zaległy raport tak szybko, jak jest to możliwe. Wydruki warto dokładnie opisać od razu, by uniknąć ryzyka wypadnięcia z pamięci lub dokonania niezamierzonej pomyłki w rozliczeniu KPiR.
Brak raportu dobowego nie oznacza końca świata. Najważniejsze, by pilnować ich na bieżąco, a awaryjne sytuacje nie zdarzały się często. W naszej ofercie kas fiskalnych znajdziesz urządzenia, które same przypominają o konieczności wydruku odpowiednich raportów, co jest bardzo dużą pomocą – szczególnie jeśli działalność prowadzisz od niedawna lub zatrudniasz nowych kasjerów, którzy nie wypracowali jeszcze nawyku zamykania sprzedaży pod koniec dnia. Zapraszamy do kontaktu z nami, a powiemy Ci, jakie urządzenie będzie najlepsze do Twojego biznesu i da pewność, że o niczym już nie zapomnisz.