Choć obowiązkowa wymiana kas fiskalnych online już za nami we wskazanych przez ustawodawcę branżach, to pytań w dalszym ciągu nie brakuje. Jednym z ostatnich, które nam zadano, było: czy można nadal używać starej kasy fiskalnej po wymianie na kasę online? Postaramy się odpowiedzieć – krótko, zwięźle i wyczerpująco.
Czy można nadal używać starej kasy po wymianie na kasę online?
Niestety, co do zasady – nie. Można oczywiście kupić kasę fiskalną online i schować ją do szafy bez fiskalizacji, jednak takie działanie nie spełnia wymogów ustawy. Według Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 czerwca 2020 r. w sprawie przedłużenia terminów prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, w §1 mówi się dokładnie o ewidencjonowaniu sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Oznacza to, że do 30 czerwca 2021 roku z kas fiskalnych z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii mogli korzystać:
- fryzjerzy,
- kosmetyczki,
- pracownicy branży budowlanej,
- lekarze i dentyści,
- prawnicy.
Po tej dacie ewidencja musi być prowadzona za pomocą kasy fiskalnej online – nawet w przypadku, gdy czynne są dwa urządzenia (na przykład przy posiadaniu dwóch placówek). Stara kasa fiskalna nie może nawet służyć jako zapasowa.
Co zrobić ze starą kasą fiskalną?
Skoro nie możesz używać starej kasy fiskalnej bez narażania się na kary i sankcje od Urzędu Skarbowego, masz obowiązek zgłosić ten fakt oraz wyrejestrować urządzenie. Zapis o tym znajduje się w §34 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. Po zakończeniu użytkowania kasy spowodowanym zamknięciem działalności gospodarczej lub pracy kas w trybie fiskalnym, musisz:
- sporządzić raporty fiskalne,
- dokonać odczytu pamięci fiskalnej w obecności serwisanta,
- złożyć odpowiednie dokumenty do Urzędu Skarbowego.
Sama skrzynka urządzenia może zostać poddana utylizacji według standardowych zasad dotyczących elektroodpadów. Najczęściej jednak zajmie się tym serwis kas fiskalnych.
Co w przypadku braku obowiązku wymiany kasy na kasę online?
Nieco inaczej jest w przypadku przedsiębiorców, których nie dotyczy obowiązek wymiany urządzenia na kasę fiskalną online. Według przepisów, starsze modele można fiskalizować do:
- 31 sierpnia 2019 r. – w przypadku papierowej kopii,
- 31 grudnia 2022 r. – w przypadku elektronicznej kopii.
Nie ma jednak zakazu korzystania ze starszych kas fiskalnych. Po upłynięciu wspomnianych terminów można bez obaw ewidencjonować z ich pomocą sprzedaż do momentu zapełnienia pamięci fiskalnej. Może się więc zdarzyć, że przedsiębiorca obecnie korzysta z dwóch urządzeń: z papierową i elektroniczną kopią. Po zapełnieniu pamięci kasy z kopią papierową, może ją wymienić na kasę online, ale nie musi wymieniać urządzenia z elektroniczną kopią. Nie ma jednak możliwości wymiany pamięci fiskalnej w starszym urządzeniu fiskalnym. Może także kupić trzecią kasę, która będzie łączyć się z CRK i nie spowoduje to konieczności likwidacji żadnej z pozostałych dwóch.
Wniosek jest więc dość prosty. Jeśli masz obowiązek korzystania z nowych kas fiskalnych online, musisz wyrejestrować stare urządzenia i zafiskalizować nowe. W przypadku, w którym nie należysz do grupy podatników wyszczególnionych w Rozporządzeniach, możesz spokojnie korzystać ze wszystkich swoich kas oraz kupować nowe. Stare modele mogą zostać przekształcone do kas zapasowych. Pamiętaj tylko, że w dalszym ciągu musisz dbać o terminowe przeglądy techniczne urządzeń oraz sporządzanie niezbędnych raportów. Nie ma więc sensu trzymać kilku kas fiskalnych w szafie „na zapas”.