Zwiększająca się liczba usługodawców i rozwiązań technologicznych umożliwiających różne metody płatności mają za zadanie ułatwić dokonywanie zakupów towarów i usług. Z jednej strony pozwala to każdemu znaleźć złoty środek dla siebie, a z drugiej rodzi pytania i wątpliwości. Przelew, gotówka czy karta płatnicza? Przy płatnościach gotówkowych niezbędne jest posiadanie kasy fiskalnej. Co jednak z przelewami? Kasa fiskalna a płatność przelewem – co należy o tym wiedzieć?
Kasa fiskalna a płatność przelewem – zwolnienie ze względu na rodzaj płatności
Istnieje możliwość zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej ze względu na rodzaj płatności. W przypadku sprzedaży wysyłkowej dla osób prywatnych trzeba spełnić warunek dokonania całości płatności za pośrednictwem poczty lub płatności bezpośrednio na konto bankowe lub w SKOK-u. Z prowadzonej ewidencji oraz dowodów dokumentujących zapłatę musi jednoznacznie wynikać, jakiej czynności lub towaru dotyczyła i na czyją rzecz została wykonana. Opis przelewu musi zawierać dane nabywcy, w tym jego adres. Należy jednak mieć na uwadze kilka aspektów mogących zaważyć na obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Są to:
- brak osobistego odbioru towaru przez klientów,
- nieprzyjmowanie płatności w gotówce,
- poprawne opisywanie przez klientów przelewów – muszą zawierać dane nabywcy, adres, datę i kwotę transakcji, numer zamówienia lub usługi,
- prowadzenie dokładnej ewidencji sprzedaży.
Dobrym rozwiązaniem jest inwestycja w podpisanie umowy z pośrednikiem płatności internetowych, którzy umożliwiają dokonanie natychmiastowej płatności (np. PayU). W takim przypadku to pośrednik dostarcza kompletny wykaz i dba o to, by wszystkie przelewy zawierały odpowiednie informacje.
Kilka rodzajów płatności w jednej placówce – co zrobić?
Prowadząc placówkę nastawioną na elastyczne przyjmowanie płatności – przelewem lub gotówką – należy co do zasady mieć zafiskalizowaną kasę fiskalną i za jej pomocą ewidencjonować wszystkie transakcje. Trzeba jednak wiedzieć, że w takim wypadku płatność przelewem nie zwalnia z konieczności wystawienia i dostarczenia paragonu klientowi. Istnieją pewne zasady, które przytoczymy poniżej.
- Paragon powinien być wystawiony w momencie zaewidencjonowania (zauważenia) płatności.
- Jeśli paragon nie został wystawiony w momencie zarejestrowania płatności, to powinien zostać wystawiony najpóźniej w dniu sprzedaży (np. nadania paczki z przesyłką lub odbioru osobistego klienta).
- Jeśli sprzedaż (np. nadanie przesyłki) nastąpiła w kolejnym miesiącu rozliczeniowym, to paragon powinien być wystawiony najpóźniej do końca miesiąca, w którym nastąpiła rejestracja płatności.
Płatność gotówką – czy zawsze trzeba mieć kasę fiskalną?
Obowiązek ewidencjonowania za pomocą kasy fiskalnej dotyczy wszystkich podatników, którzy oferują swoje usługi lub towary osobom fizycznym. Ustawodawca przewidział jednak szereg zwolnień. Wyróżniamy tu m.in. zwolnienie podmiotowe, które dotyczy konkretnej firmy i jest stosowane indywidualnie do przedsiębiorstwa, a rodzaj towaru czy metody płatności nie ma tu nic do rzeczy. Kwota obrotu dla transakcji przeprowadzanych z osobami fizycznymi nie może przekroczyć 20 tysięcy złotych w ciągu roku. Istnieje jednak szereg produktów i usług, przy których tego zwolnienia nie można zastosować. Mówi o tym Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Są to m.in.:
- części do silników,
- sprzęt fotograficzny,
- wyroby z metali szlachetnych,
- wyroby tytoniowe i alkoholowe,
- perfumy i wody toaletowe.
Pełną listę znajdziesz pod powyższym linkiem. Te właśnie towary i usługi uniemożliwiają także zastosowanie zwolnienia ze względu na formę płatności. Nawet otrzymując zapłatę przelewem, musisz wystawić paragon fiskalny. W wielu przypadkach niezbędne jest również posiadanie kasy fiskalnej online.
Kasa fiskalna a płatność kartą – przelew czy gotówka?
A co w przypadku płatności kartą? Nie otrzymujemy fizycznie pieniędzy do ręki, a na konto bankowe. Jak postrzegana jest taka metoda płatności? Płatność kartą płatniczą interpretowana jest niestety jako płatność gotówkowa. Jest to podyktowane stanowiskiem Urzędów Skarbowych. Skłaniają się one ku temu, że płatność kartą to zapłata natychmiastowa – w przeciwieństwie do przelewu. Jest traktowana dokładnie tak samo, jak zapłata banknotem czy monetą. Stosowanie więc terminali płatniczych nie powoduje możliwości skorzystania ze zwolnienia z kasy fiskalnej.
Podsumowując, w przypadku udostępnienia możliwości płatności gotówkowych niemal zawsze konieczne jest posiadanie kasy fiskalnej. Instalacji urządzenia można uniknąć jedynie do limitu 20 tysięcy złotych. Płatności przelewem są o wiele elastyczniejsze i dają więcej możliwości, choć trzeba być świadomym, że możesz stracić pewnych klientów, którym zależy na płatnościach bezpośrednich.