Krótka odpowiedź: to obowiązek – i to taki, którego brak potrafi kosztować więcej niż sama książka. Wyjaśniamy, co w niej powinno się znaleźć oraz za co odpowiada właściciel kasy, a za co serwisant.
Wielu przedsiębiorców, którzy przeszli na kasy fiskalne online, zakłada, że skoro dane trafiają automatycznie do Centralnego Repozytorium Kas, to papierowa dokumentacja przestała mieć znaczenie. To błędne założenie – i jedno z częstszych uchybień, jakie widzimy podczas przeglądów u naszych klientów w branży gastronomicznej.
Czy książka kasy fiskalnej jest obowiązkowa?
Tak. Obowiązek jej posiadania i prowadzenia wynika z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących i dotyczy każdego podatnika ewidencjonującego sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej – również tych, którzy używają kas online. Numer ewidencyjny kasy nanosi się trwale na jej obudowę, a książka „idzie” razem z urządzeniem przez cały okres jego eksploatacji: od fiskalizacji, przez kolejne przeglądy i ewentualne naprawy, aż po wyrejestrowanie.
W praktyce książka kasy pełni rolę „dowodu osobistego” urządzenia – to w niej widać, czy kasa była serwisowana zgodnie z przepisami, czy zmieniała miejsce użytkowania i kto ingerował w jej pamięć fiskalną.
Co powinno się znaleźć w książce kasy fiskalnej
- Dane identyfikacyjne kasy i podatnika – numer unikatowy, numer ewidencyjny nadany przez urząd skarbowy, dane firmy.
- Miejsce użytkowania kasy – oraz każda jego zmiana (np. przeniesienie do innego lokalu).
- Data i potwierdzenie fiskalizacji – dokonanej przez uprawnionego serwisanta.
- Wpisy z każdego przeglądu technicznego – z datą, wynikiem i podpisem serwisanta.
- Informacje o naprawach i wymianie podzespołów – w tym wymianie pamięci fiskalnej lub modułu fiskalnego.
- Adnotacje urzędu skarbowego – jeśli takie miały miejsce w toku kontroli.
Na co powinien zwrócić uwagę posiadacz kasy fiskalnej
- Pilnowanie terminu przeglądu – obowiązkowy przegląd techniczny trzeba wykonywać nie rzadziej niż co 24 miesiące, licząc od fiskalizacji lub poprzedniego przeglądu. Za spóźnienie grozi mandat 300 zł, a jeśli od uruchomienia kasy nie minęły jeszcze 3 lata – także obowiązek zwrotu ulgi na jej zakup (do 700 zł).
- Przechowywanie książki w miejscu użytkowania kasy – musi być dostępna do wglądu podczas kontroli.
- Aktualizację wpisów przy każdej zmianie – np. przeniesieniu lokalu czy zmianie danych firmy.
- Szybką reakcję w razie zagubienia – trzeba niezwłocznie zgłosić to naczelnikowi urzędu skarbowego i wystąpić o duplikat.
- Wybór serwisanta z autoryzacją – tylko podmiot uprawniony może dokonywać wpisów, które mają moc dowodową wobec urzędu
Na co powinien zwrócić uwagę serwisant kasy fiskalnej
- Rzetelność i terminowość wpisów – każda czynność (fiskalizacja, przegląd, naprawa, wymiana pamięci) musi zostać odnotowana od razu, a nie „przy okazji” kolejnej wizyty.
- Czytelne potwierdzenie przeglądu – z datą, zakresem czynności i podpisem, najlepiej wraz z protokołem dołączonym do książki.
- Aktualne uprawnienia serwisowe – autoryzację producenta danego modelu kasy, którą warto móc okazać klientowi.
- Informowanie klienta z wyprzedzeniem – o zbliżającym się terminie obowiązkowego przeglądu, zanim zrobi to za niego urząd skarbowy.
Mała formalność, duże ryzyko jej zaniedbania
Książka kasy rzadko trafia na pierwsze miejsce listy spraw do załatwienia – dopóki nie zjawi się kontrola albo nie okaże się, że termin przeglądu minął miesiąc temu. Wtedy 300 zł mandatu to często najmniejszy koszt: dochodzi do tego czas postoju kasy, stres i – w gorszym scenariuszu – zwrot ulgi na zakup urządzenia.
Najczęściej zadawane pytania
Czy każda kasa fiskalna musi mieć książkę serwisową?
Tak. Obowiązek dotyczy zarówno kas z papierowym, jak i elektronicznym zapisem kopii, czyli również kas online łączących się z Centralnym Repozytorium Kas.
Co grozi za brak lub spóźniony przegląd techniczny kasy fiskalnej?
Mandat w wysokości 300 zł, a jeśli od uruchomienia kasy nie minęły jeszcze 3 lata – dodatkowo obowiązek zwrotu ulgi na jej zakup (do 700 zł).
Jak często trzeba wykonywać przegląd kasy fiskalnej?
Nie rzadziej niż co 24 miesiące, licząc od dnia fiskalizacji lub od poprzedniego przeglądu.
Zamiast pilnować terminu przeglądu w pamięci (albo, co gorsza, w piśmie z urzędu skarbowego) – oddaj to nam.
W Inter Market obejmujemy kasy fiskalne i pozostały sprzęt gastronomiczny stałą opieką serwisową: pilnujemy terminów przeglądów, prowadzimy i aktualizujemy książkę kasy oraz umawiamy wizytę serwisanta, zanim jeszcze zdążysz o niej pomyśleć – nie mówiąc o urzędzie skarbowym.
Skontaktuj się z nami i sprawdźmy razem, kiedy Twoja kasa była serwisowana po raz ostatni.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej – w razie wątpliwości co do konkretnej sytuacji warto skonsultować się z księgowym lub właściwym urzędem skarbowym.
